MULTI para Distribuicao Alimentar: lotes, validades e rastreabilidade

Um recall de produto num distribuidor alimentar raramente se perde por falta de qualidade. Perde-se porque ninguém consegue dizer, em duas horas, que lotes saíram para que clientes. Este guia dá-lhe um método de sete passos para montar rastreabilidade de lote e validade no ERP MULTI — e um checklist que usa na próxima reunião de armazém.

A tese que vou defender é incómoda: a maioria dos distribuidores alimentares portugueses acha que tem rastreabilidade porque regista o lote na entrada. Não tem. Rastreabilidade a sério é o elo bidireccional — do lote do fornecedor até à guia do cliente, e de volta. É esse elo que quebra quando o chefe de armazém faz um picking sem apontar lote porque "não havia tempo". E é o primeiro que a ASAE vai pedir. Um registo de entrada sem o correspondente registo de saída é uma folha de Excel bonita, não rastreabilidade.

O que precisa antes de começar

Antes de tocar numa configuração, junte a matéria-prima do projecto. Precisa da lista de SKUs sujeitos a lote e validade obrigatória — frescos, congelados, secos com DLC ou DLUO. Precisa de decidir, sem ambiguidade, quem regista o lote: receção, produção interna, ou ambos. E precisa de terminais de leitura de código de barras e GS1-128 nas docas de entrada e saída, não só na conferência de escritório.

Faltam três peças que os projectos falhados costumam ignorar. A regra FEFO tem de estar documentada — First Expired, First Out, não FIFO. A matriz de fornecedores tem de registar onde cada um esconde o lote (uns no rótulo da caixa, outros só na etiqueta da palete, alguns produtores regionais nem o imprimem). E os simulacros de recall precisam de um responsável com nome próprio — não "a equipa", que na prática significa ninguém.

Passo 1 — Modele o artigo com atributos de lote na origem

Antes de mexer em processos, configure a ficha de artigo. No ERP MULTI, cada SKU alimentar tem de nascer com três flags ativas: gestão por lote, controlo de validade e regra de saída FEFO. Sem estas três, o resto do sistema deixa passar movimentos sem lote — e a partir daí a rastreabilidade tem buracos invisíveis que só descobre no pior dia possível.

Vemos em projectos de distribuição o erro clássico: definem lote como campo de texto livre. Um operador escreve "L2024", outro "L-2024", outro "24". No dia do recall, o filtro não devolve nada porque para o sistema são três produtos distintos. Force formato validado por fornecedor, com máscara. Custa uma tarde a configurar e poupa-lhe uma noite em claro.

Passo 2 — Capture o lote na receção, não depois

O lote entra no sistema no momento em que a palete passa a doca. Se ficar para "logo à tarde quando houver tempo", perde-se a associação física-digital — o operador já não sabe qual das quatro paletes de leite era o lote X. Configure a receção para bloquear a conferência sem lote e validade preenchidos nos artigos marcados.

Detalhe operacional que os manuais não referem: fornecedores diferentes escondem o lote em sítios diferentes. Uns no rótulo da caixa, outros só na etiqueta GS1-128 da palete, e alguns pequenos produtores regionais imprimem-no a caneta na guia de transporte. Mapeie isto por fornecedor antes de arrancar, ou o operador da doca vai parar de dois em dois minutos à procura — e, quando o dia aperta, começa a inventar lotes só para despachar o camião.

• Bloqueio de receção sem lote nos SKUs marcados: ativo.
• Leitura GS1-128 configurada nas docas: testada com três fornecedores diferentes.
• Data de validade capturada e comparada com o prazo mínimo contratado.

Passo 3 — Imponha FEFO no picking, não deixe à escolha

FIFO expede o que entrou primeiro. FEFO expede o que expira primeiro. Num distribuidor alimentar não são a mesma coisa: uma reposição de stock pode trazer lotes com validade mais curta que os que já estavam no armazém. Se o sistema mandar o picker à localização "mais antiga", expede o de validade longa e deixa apodrecer o de validade curta. Tem de o mandar à localização do lote que expira primeiro.

A KORA Inventory Suite ligada ao ERP MULTI dirige o picking por FEFO no terminal e confirma o lote lido contra o que o sistema mandou apanhar. Se o operador lê o lote errado, o terminal recusa. É aqui que ganha ou perde a batalha das devoluções por produto fora de prazo — e o chefe de armazém, que reage a qualquer rollout que o tire do rádio mais de duas horas, aceita isto depressa porque lhe tira reclamações de cima.

Rastreabilidade não é um relatório que se corre no fim do mês. É uma disciplina que se impõe no momento em que a palete se mexe — ou não existe.

Passo 4 — Ligue lote de entrada a lote de saída

Este é o elo que separa quem tem rastreabilidade de quem tem uma folha de cálculo. Cada linha de guia de saída tem de carregar o lote expedido, e esse lote tem de estar ligado ao lote de receção correspondente. É o que permite responder às duas perguntas do recall:

• Para a frente: este lote defeituoso, para que clientes foi e em que guias?
• Para trás: este cliente reclama — que lote recebeu e de que fornecedor veio?

No ERP MULTI, a rastreabilidade lote-a-lote mantém este elo automático desde que o lote seja capturado nas duas pontas. É por isso que os passos 2 e 3 não são negociáveis: falha uma das pontas e o elo fica pendurado no ar, com a aparência de estar montado e a certeza de não funcionar quando precisar dele.

Passo 5 — Automatize alertas de validade antes de haver perda

As margens no comércio por grosso são estruturalmente estreitas. Com margens assim finas, uma palete de fresco que expira no armazém não é um custo isolado — é o lucro de dezenas de paletes que se evaporou de uma vez. Configure alertas escalonados: a X dias da validade, o sistema sinaliza para promoção; mais perto, para retirada. Não como aviso visual que ninguém lê, mas como bloqueio que força a decisão.

Passo 6 — Teste um recall a frio

Não espere pela ASAE nem por uma notificação de fornecedor. Escolha um lote ao acaso, uma sexta-feira à tarde, e cronometre: quanto tempo leva a listar todos os clientes que o receberam? O Regulamento (CE) n.º 178/2002 exige rastreabilidade "um passo atrás, um passo à frente" a todos os operadores do setor alimentar. Na prática, quem responde em menos de quatro horas dorme descansado; quem leva um dia tem um problema por resolver antes de a crise chegar.

Documente o resultado, com o cronómetro no papel. Se o simulacro demorou seis horas, acabou de encontrar os buracos do passo 4 antes de eles lhe custarem uma multa — e um cliente. O erro mais comum aqui é fazer o teste com o lote "fácil", aquele de um fornecedor certinho que imprime tudo. Faça-o com o lote do produtor regional que escreve à caneta. É esse que o vai tramar.

Passo 7 — Cruze rastreabilidade com o resto do negócio

Lote e validade não vivem sozinhos. Ligados ao financeiro e às vendas no mesmo núcleo, dizem-lhe quanto stock está a envelhecer, que fornecedor entrega sistematicamente com validade curta, e que clientes concentram os lotes problemáticos. Um Qlik Sense sobre estes dados transforma o registo de conformidade num instrumento de gestão de DSO e de rotação de stock.

É a diferença entre cumprir a lei e usar o cumprimento para ganhar dinheiro. Como argumentámos em a importância de um ERP centralizador para PME, o valor aparece quando os dados param de viver em silos e o mesmo lote que prova conformidade também revela qual fornecedor lhe está a comer a margem.

Erros comuns e como evitar

• Lote como texto livre. Gera duplicados que o filtro de recall não apanha. Remediação: campo validado com formato por fornecedor.
• Registar só na entrada. Sem lote na saída não há elo. Remediação: bloquear expedição sem lote nos SKUs marcados.
• FIFO em vez de FEFO. Expede o antigo mas deixa expirar o de validade curta. Remediação: regra FEFO imposta no terminal de picking.
• Simulacro de recall nunca feito. Descobre os buracos no dia da crise. Remediação: teste a frio trimestral, cronometrado e documentado, feito com o lote difícil.
• Alertas de validade só visuais no ecrã. Ninguém olha a tempo. Remediação: quarentena e bloqueio automáticos, não avisos que se ignoram.

O que fazer com isto esta semana

Corra o simulacro do Passo 6 com o lote que tiver à mão — o tempo que demorar diz-lhe exatamente onde está a fragilidade. Se o cronómetro passar das quatro horas, o problema não é o software: é que o elo entre entrada e saída nunca ficou fechado. É aí que começa o trabalho a sério, na doca, não no slide. Para escolher com critério, o guia como avaliar fit vertical antes de assinar contrato aplica-se linha a linha ao setor alimentar.

Fontes

• INE — Empresas do Comércio, dados de 2024 (volume de negócios e margem comercial no comércio por grosso).
• Regulamento (CE) n.º 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho — princípios e requisitos gerais da legislação alimentar, incluindo rastreabilidade (art. 18.º).
• Regulamento (UE) n.º 1169/2011 — informação ao consumidor sobre géneros alimentícios (datas DLC/DLUO).

Perguntas frequentes

O que é rastreabilidade real num distribuidor alimentar?

Rastreabilidade real é o elo bidireccional entre lote de fornecedor e guia de cliente, e de volta. Não é apenas registar o lote na entrada. Precisa de capturar lote tanto na receção como na saída, ligadas entre si. Um registo de entrada sem saída correspondente é apenas uma folha de cálculo, não rastreabilidade funcional.

Por que razão falham os recalls em distribuidoras alimentares?

Falham porque ninguém consegue responder em duas horas que lotes saíram para que clientes. A causa é quase sempre um picking sem anotação de lote — o operador não teve tempo ou o sistema não o obrigou. A ASAE pede exatamente isto: o registo bidirecional completo. Sem ele, não há recall possível.

Qual é a diferença entre FIFO e FEFO?

FIFO expede o que entrou primeiro. FEFO expede o que expira primeiro. Num distribuidor alimentar são diferentes: uma reposição pode trazer lotes com validade mais curta. Se mandar o picker ao mais antigo, expede o de validade longa e deixa apodrecer o de validade curta. FEFO é obrigatório em alimentar.

Como configurar o lote no ERP MULTI sem criar buracos?

Configure cada SKU alimentar com três flags ativas: gestão por lote, controlo de validade e regra FEFO. Force formato validado por fornecedor, com máscara — não texto livre. Se um operador escreve "L2024" e outro "L-2024", o sistema vê produtos distintos e o recall falha. Uma tarde a configurar poupa uma noite em claro.

Onde deve ser capturado o lote — na entrada ou depois?

Na entrada, no momento em que a palete passa a doca. Se ficar para depois, perde-se a associação física-digital: o operador já não sabe qual das quatro paletes era o lote X. Bloqueie a conferência sem lote e validade preenchidos. Detalhe: fornecedores diferentes escondem o lote em sítios diferentes — mapeie isto antes de arrancar.

Como impedir que o picking sem lote se torne prática?

Integre a KORA Inventory Suite no terminal de picking. O sistema dirige por FEFO e o terminal recusa se o operador lê lote errado. Isto força disciplina no momento em que a palete se mexe. O chefe de armazém aceita porque lhe tira reclamações de cima — rastreabilidade não é relatório, é disciplina operacional.

Que alertas de validade devem estar configurados?

Configure escalonado: a 30 dias, sinaliza para promoção; a 10 dias, bloqueia novas encomendas normais. Não como aviso visual que ninguém lê, mas como bloqueio que força decisão. Com margens tão estreitas, uma palete que expira é o lucro de dezenas de paletes perdido. Automatize antes de haver perda.

Quem deve ser responsável pelos simulacros de recall?

Um responsável com nome próprio, não "a equipa". Na prática, equipa significa ninguém. Defina antes de começar quem dispara o simulacro, quem recolhe dados, quem valida. A ASAE vai pedir isto. Um simulacro que demora mais de duas horas a responder significa que o seu sistema real também demoraria — e isso é inaceitável.