O Decreto-Lei 28/2019 de 15 de Fevereiro é a norma portuguesa que regula o processo de digitalização e arquivo electrónico de documentos com valor legal. Na prática, o DL 28/2019 permite substituir o original em papel pela versão digital certificada, desde que o processo cumpra requisitos técnicos e procedimentais (digitalização com garantias de fidedignidade, assinatura digital qualificada, selos temporais qualificados, retenção adequada, logs auditáveis).
O impacto operacional é grande. Empresas com arquivos físicos de décadas — facturas, contratos, documentos regulatórios — podem migrar para digital legal, libertando metros quadrados, reduzindo risco de perda ou dano, e acelerando consultas. Mas o processo tem de ser rigoroso: uma digitalização mal feita não substitui o original em auditoria.
A plataforma de Gestão Documental da INFOS (DocuShare + Tungsten Automation) implementa o DL 28/2019 desde origem — incluindo captura cognitiva com validação, assinatura digital qualificada via CMD ou cartão cidadão, selos temporais qualificados, retenção configurada por tipo de documento, e logs auditáveis por década. A digitalização certificada de arquivos físicos é um serviço específico para clientes que precisam de migrar volumes maiores.